Apa Saja Tugas Customer Service? Berikut Penjelasan Lengkapnya

Di setiap perusahaan atau instansi, pasti memerlukan customer service untuk melayani para klien maupun pelanggan.

Bisa dibilang, mereka adalah ujung tombak perusahaan atau instansi yang akan menginformasikan segala sesuatu pada orang-orang yang datang ke perusahaan atau instansi tersebut.

Peran para customer service di tempat kerja pun sangat penting sehingga setiap waktu dituntut untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan ataupun para klien.

Secara umum, tugasnya memang untuk melayani. Tetapi ada tugas-tugas lain yang perlu diketahui.

Lalu, apa saja tugas-tugas yang dilakukan oleh mereka? Yuk, simak ulasannya dibawah ini!

Arti dari Customer Service

Sebelum mengetahui tentang tugas-tugasnya, ada baiknya untuk mengetahui arti dari customer service terlebih dahulu.

Customer service sendiri adalah setiap kegiatan yang ditujukan memberikan kepuasan lewat pelayanan yang diberikan seseorang kepada kliennya dalam menyelesaikan masalah.

Pelayanan yang diberikan biasanya berupa solusi atau informasi dari keluhan atau masalah yang dihadapi seseorang atau pelanggan.

Baca juga : Bagian Personalia Adalah? Berikut Penjelasan Lengkapnya

Pengertian Customer Service menurut para ahli

  • Menurut Kasmir (2003, 216) arti customer service secara umum adalah“ setiap kegiatan yang diperuntukan atau ditujukan untuk memberikan kepuasan kepada nasabah, melalui pelayanan yang dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan nasabah”.
  • Menurut Philip Kotler (2002,143) “pelayanan atau service adalah setiap kegiatan atau manfaat yang dapat diberikan suatu pihak kepada pihak lainnya yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak pula berakibat pemilikan sesuatu dan produksinya dapat atau tidak dapat dikaitkan dengan suatu produk fisik”.

Syarat Umum Menjadi Customer Service

Syarat Umum Menjadi Customer Service

Untuk Anda yang berminat menjadi customer service ada beberapa syarat yang harus diketahui dan dipenuhi, yaitu seperti;

1. Syarat Mental

Seorang customer service harus memiliki mental yang kuat karena akan menghadapi beberapa macam karakter klien.

Selain itu, sangat diharuskan memiliki rasa percaya diri, bersifat yakin, jujur, dan bertanggung jawab terhadap apa yang dilakukan.

2. Syarat Fisik

Syarat fisik pun terkadang menjadi hal yang penting bagi para customer service. Pasalnya, mereka akan menghadapi atau berurusan dengan para kliennya, hingga diharuskan berpenampilan menarik atau good looking.

Adapun ketentuan syarat fisik ini antara lain adalah ;

  • Memiliki berat dan tinggi badan yang proporsional. Contohnya, tinggi perempuan minimal 160 cm dan tinggi laki-laki 165 cm.
  • Menarik dari penampilan maupun paras
  • Sehat Jasmani dan juga Rohani

3. Syarat Sosial

Selain memiliki penampilan fisik yang menarik, para customer service pun harus memiliki sosial yang baik, diantaranya adalah;

  • Bijaksana
  • Memiliki jiwa sosial yang tinggi
  • Memiliki budi pekerti yang baik
  • Bisa atau pandai bersosialisasi dengan siapapun
  • Bisa bekerjasama dan berkomitmen dengan berbagai pihak.

4. Syarat Kepribadian

Para customer service pun diharapkan memiliki kepribadian yang baik, maka dari syarat kepribadian yang harus dimilikinya adalah sebagai berikut;

  • Memiliki rasa humor
  • Selali ingin belajar dan mengupgrade diri
  • Energik dan gesit
  • Bisa mengendalikan diri sendiri
  • Bisa mengendalikan emosi dan tidak temperamental
  • Tidak terpancing untuk berkata atau berbuat kasar

Tugas Customer Service

1. Menjadi Resepsionis untuk Menerima Tamu

Salah stau tugas yang dikerjakan oleh para customer service adalah menjadi resepsionis atau menerima tamu.

Karena itu, seorang customer service selalu berada di depan atau frontliner di perusahaan atau instansi.

Ketika seorang customer service atau CS duduk berada di depan dan berhadapan dengan tamu-tamu, maka Anda harus mampu menjelaskan dan melayani apapun yang mereka tanyakan.

Biasanya para tamu yang datang ke kantor akan menanyakan tentang profil perusahaan, produk, ataupun sekedar untuk bertemu pimpinan dan salah satu karyawan di tempat tersebut.

Baca juga : Management Trainee adalah, Berikut Penjelasannya?

2. Menjalin Hubungan yang Baik dengan Pelanggan (Customer Relation Officer)

Tugas berikutnya yang dilakukan oleh para customer service adalah menjalin hubungan yang baik dengan nasabah, klien, atau pelanggan.

Hal ini mutlak harus dilakukan karena pastinya para CS akan sering bertemu dengan mereka.

Cara sederhana menjalin hubungan dengan mereka adalah dengan memberikan pelayanan maksimal, banyak tersenyum, dan juga bersikap ramah.

Para customer service pun harus bisa berpeampilan yang baik agar bisa memberikan dampak positif bagi para pelanggan.

Tidak hanya itu, seorang customer service pun harus bisa memberikan solusi dan menenangkan para pelanggan jika mereka complain.

Dan yang terpenting, jangan sampai terbawa emosi sehingga mengeluarkan kata atau berkata yang tidak seharusnya kepada mereka.

3. Sebagai Komunikator

Tugas para customer service di perusahaan juga sebagai komunikator. Artinya adalah sebagai penghubung antara perusahaan dengan pelanggan.

Lebih spesifiknya adalah customer service akan menjadi penghubung pesan dari salah satu pegawai atau pimpinan di kantor kepada pelanggan atau relasi.

4. Melayani Pelanggan Melalui Telepon Maupun Bertatap Muka Langsung

Para customer service akan melakukan pelayanan baik lewat telepon maupun bertatap muka langsung.

Informasi yang diberikan tentang layanan produk, konfirmasi, pesanan, dan mencatat complain dari para pelanggan.

5. Mengorganisir Administrasi

Hal ini biasanya tugas dari customer service yang ada di bank. Pihak CS di bank akan menyiapkan administrasi atau segala macam formulir yang dibutuhkan para pelanggan.

Maka dari itu, pihak Customer service memiliki kemampuan untuk bisa mengoperasikan komputer dan kemampuan mengorganisir dokumen.

Tips Sukses Menjadi Customer Service

1. Dapat Berkomunikasi dengan Baik

Para customer service dituntut untuk bisa berkomunikasi dengan baik dan jelas. Selain itu harus bersikap ramah, sopan, dan berkata dengan intonasi dan artikulasi yang bisa dimengerti.

Tujuannya agar apa yang diinformasikan bisa tersampaikan dengan baik kepada pelanggan sehingga pesan tersebut bisa diterima dengan baik.

2. Menguasai Produk yang Dijual Perusahaan

Seperti yang diketahui bersama, bahwasannya pihak customer service adalah ujung tombak dari perusahaan.

Maka dari itu, para customer service dituntut untuk bisa menguasai produk yang dimiliki perusahaan.

Anda harus bisa menjelaskan produk-produk yang dimiliki perusahaan serta menguasai detail produk yang dimiliki.

Jika tidak menguasainya, para pelanggan akan ragu dengan kualitas yang dipasarkan pihak perusahaan.

3.Merespon dengan Cepat

Para pelanggan atau para klien selalu ingin mendapatkan pelayanan yang cepat dan tepat.

Maka dari itu, tugas customer service harus bisa untuk merespon complain atau pembelian dari pelanggan dengan cepat.

Bila seorang customer service tidak meresponya dengan cepat, maka bisa mendapatkan nilas minus dimata mereka.

Hal tersebut juga bisa menurunkan kredibilitas Anda sebagai seorang customer service ataupun bisa membuat nama perusahaan menjadi tercoreng.

Jika tidak bisa memberikan pelayanan yang cepat, Anda bisa mengeluarkan ‘’jurus’’ menenangka para pelanggan agar bisa menunggu sejenak.

4. Bisa Meyakinkan Pelanggan

Para customer service harus bisa meyakinkan pelanggan. Tentunya kemampuan untuk meyakinkan ini diikuti dengan argument yang tepat dan masuk akal.

Tidak hanya meyakinkan mereka, Anda harus bisa membuat mereka puas dan senang untuk bisa memenuhi kebutuhannya.

Ingat bahwa pelanggan adalah raja, dan dari merekalah salah satu jalan untuk bisa membuat perusahaan maju dan berkembang dengan lebih baik lagi.

5. Memberikan Janji yang Bisa Ditepati

Tentunya jika ada seseorang yang berjanji pada Anda namun tidak bisa ditepati, perasaan Anda tentunya akan marah dan kecewa.

Begitu pula dengan para pelanggan. Mereka akan merasa dibohongi karena Anda sebagai customer service tidak bisa menepati janji tersebut.

Maka dari itu, jangan memberikan janji yang tidak mungkin bisa ditepati sehingga membuat citra perusahaan jelek di mata para pelanggan.

Oleh karena itu, jika terpaksa harus memberikan janji, buatlah janji yang realistis dan sesuai dengan kenyataan.

Contohnya, jika Anda seorang customer service di bank kemudian ada customer yang memerlukan pencairan dana dengan cepat, maka beritahu mereka pihak bank bisa mencairkan dalam waktu yang realistis dalam kurun waktu 2-3 hari.

Adapun jika konsumen memerlukan waktu pencairan dalam hitungan jam dan perusahaan tidak bisa memenuhinya maka katakanlah yang sebenarnya.

6. Bertindak Sesuai dengan Standart yang Berlaku di Perusahaan

Setiap perusahaan tentunya telah memiliki standar kaerja dan jobdesk yang sesuai dan diberlakukan untuk para pegawainya.

Maka dari itu, pedoman jobdesk yang ada di perusahaan harus diterapkan oleh para divisi untuk bisa bekerja dengan baik.

Hal ini juga berlaku untuk para customer service yang wajib mematuhi aturan yang telah ditetapkan perusahaan.

Sikap ini bertujuan untuk bisa memberikan service yang baik dan sempurna bagi para pelanggannya.

Selain itu, Lakukanlah dengan konsisten agar perusahan ataupun bagian customer service memiliki standar yang tepat dan memiliki ciri khas dalam melayani para pelanggan.

Cara tersebut biasanya bisa menarik pelanggan untuk tetap setiap menggunakan produk yang perusahaan produksi.

7. Memberikan yang Terbaik untuk Para Pelanggan

Apapun kondisinya, tetap berikan yang terbaik untuk para pelanggan. Dengan pelayanan yang prima, para pelanggan dengan refleksnya akan menjadi ‘’marketing’’ dengan menceritakan pengalamanya kepada orang lain yang ada disekitarnya.

Selain itu, customer service jangan hanya terpaku pada standar yang ditetapkan perusahaan.

Terkadang pihak customer service perlu sikap spontan agar bisa menjalin hubungan yang akrab dengan para konsumen.

Peran Dasar Customer Service

Dasar- dasar pelayanan Customer Service yang Harus Diketahui ;

1. Berpakaian dan Berpenampilan rapih dan Bersih

Kenakan baju yang rapih dan bersih serta penampilan yang menarik. Dengan begitu, para pelanggan akan senang dilayani oleh Anda.

Sebelum melayani orang lain alangkah lebih baik untuk bisa melayani diri sendiri terlebih dahulu.

2. Percaya diri dan Jangan Lupa Tersenyum

Ketika melayani pelanggan bersikaplah percaya diri dan jangan lupa untuk tersenyum. Hal ini juga sebagai modal untuk bisa membangun keakraban dengan para pelanggan.

3. Menyapa dengan Lembut dan Jangan Lupa Menyebut Nama Pelanggan

Para pelanggan akan senang apabila disambut dengan lembut dan disapa dengan akrab oleh customer service.

Mereka akan merasa memiliki kelauarga baru di tempat lain dan dari hubungan inilah bisa tercipta sebuah kepercayaan diantara keduanya.

4. Teliti Mendengarkan Pembicaraan dan Menerima Keluhan dengan Baik

Customer service harus teliti dalam mendengarkan pembicaraan yang dilakukan pelanggan. Karena hal ini berkaitan dengan penanganan customer service terhadap pelangganya.

Jika mereka mengeluh sebaiknya didengarkan terlebih dahulu baru bisa memberikan solusi yang seharusnya.

Baca juga :

Penutup

Bagaimana Anda siap menjadi soerang customer service yang baik? Semoga informasi dia tas bisa menjadi inspirasi Anda untuk menjadi seorang customer service yang seharusnya. Semoga bermanfaat.